Dokumentenmanagement anders gedacht und anders gemacht

In der Regel werden Dokumentationen mit Office-Anwendungen, wie Microsoft Word erstellt.

Abgelegt werden solche Dokumente dann in entsprechenden Ordnern.

Kristin Noichl-Scheyer, Architektin und Energieeffizienzberaterin, vom Architekturbüro Art2B muss Dokumentationen für Ihre Kunden erstellen. Darunter zur Erstellung von iSFP´s (Sanierungsfahrplänen) undDokumentationen im Zuge von Fach- und Baubegleitung beiSanierungsvorhaben, welche unter anderem bei der KfW(Kreditanstalt für Wiederaufbau)

oder BAFA (Bundesamt für Ausfuhrkontrolle) für Förderprodukte zur Verfügung stehen und dem Kunden zur Gebäudeakte gereicht werden.

„Solche Dokumentationen sind sehr komplex und bestehen aus mehreren Teilen, Berechnungen, Tabellen, Bildern usw. “, sagt Kristin Noichl-Scheyer. „So etwas zu erstellen, dauert mitunter zwei Tage.“

Dabei werden gewisse inhaltliche Formen und Standards an die Ausarbeitungen gestellt.

Zielstellung beim Finden geeigneter Software war die Optimierung von Arbeitsabläufen, welche bisher mittels Word, Excel und Grafiken in mehreren Programmen erzeugtwurden, in ein Dokument und Layout zusammenzufassen.Aufgrund gestiegener Energie- und Nachhaltigkeitsthemen in der Baubranche und der daraus resultierenden wachsenden Anzahl von Aufträgen, war ein weiteres Arbeiten mit Word und Excel nicht mehr zielführend und zeitgemäß.

„Dieser manuelle Vorgang sollte so gut wie möglich standardisiert und automatisiert werden“, entschied die Architektin.

Vorgaben an die zukünftig zu verwendende Software:

Als Lösung bat sich hier die Software MinoDoc von NoichlIT-Management an, welches gemeinsam entsprechend weiterentwickelt wurde, so dass nun alle diese Eckpunkte erfüllt werden.

Damit eine Auswertung der Daten jederzeit möglich ist und die Anwendung mit der Zeit lernfähig wird, findet die Verarbeitung im Backend komplett auf dem IBM System i statt.
Es lassen sich intuitiv über die Oberfläche professionelle PDF-Dokumente mit Einbindung von Bildern, anderen PDFs (auch ausschnittsweise), mathematischen/physikalischen Formeln inkl. automatischer Abschnittsnummerierung, generiertem Inhaltsverzeichnis, generiertem Bilderverzeichnis usw. ,generieren.

Die enge Zusammenarbeit von IT und Architekturbüro hat sich im Ergebnis als sehr innovativ herausgestellt.

„Im Moment entwickeln wir eine moderne grafische Oberfläche für Tablets, Notebooks und weitere mobile Endgeräte, damit den hohen Erwartungen heutiger Endnutzer entsprochen wird“, kündigt Michelle Noichl als nächsten Stepan.